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档案馆管理制度
2014-05-06 18:23  

第一章总则

第一条为了加强学校档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为学校和社会服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和教育部《普通高等学校档案管理办法》等规定,制定本办法。

第二条 学校档案,是指学校在教学、科研、管理和其他各项活动中直接形成的对学校、社会及个人具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。

第三条 档案是学校不可再生的宝贵财富,是记录学校工作发展的重要依据,学校所有单位和个人都应遵照《中华人民共和国档案法》承担保护和移交档案的义务。

第四条档案工作是学校的重要基础性工作,是衡量学校教育质量、科研水平及管理水平的重要标志,也是维护学校历史真实面貌的重要工作。

第五条档案工作要纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。

第六条学校档案工作应当实行统一领导,集中管理,以确保档案的完整、准确与安全,便于学校与社会查阅使用。

第二章档案工作管理体制

第七条 学校档案工作在学校党委、行政领导下开展工作,并接受上级档案行政部门的指导、监督和检查。学校设立档案工作委员会,具体负责组织协调、研究解决档案工作中的重大问题。

第八条 学校设立档案馆,挂靠校长办公室。

第九条各部、处、室、学院、直属单位(以下简称部门),必须有一名负责人分管本部门的档案工作,并视情况配备一名或多名兼职档案员,负责本部门档案的收集、整理、归档和移交工作。

第十条档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,公正廉洁,严守党和国家秘密,具备档案业务知识和现代化管理技能。第三章档案馆性质与职责

第十一条学校档案馆既是负责学校档案工作的职能部门,又是永久保存学校档案并提供利用的基地,全面履行档案行政管理和档案保管利用两种职能。

第十二条档案馆的主要职责是:

(一)贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

(二)制订落实本校档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况;

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料;

(四)编制检索工具,编研、出版档案史料和档案参考资料,开发档案信息资源;

(五)积极开展档案的信息化建设,加强档案现代化管理;

(六)开展档案的开放和利用工作;

(七)负责对全校专兼职档案工作人员的业务培训;

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

(九)开展档案学术研究和交流活动;

(十)完成上级部门和学校领导交办的其他相关任务。

第四章文件材料的归档、移交和接收工作

第十三条 学校建立和完善归档制度,实行以纸质档案为主,纸质档案和电子档案双轨归档的管理制度。各部门分管档案工作的负责人应将文件材料归档工作纳入自己的职责范围进行督促检查。各部门专兼职档案员要做到及时对每项重要教学、科研、管理、对外交流等工作的文件材料进行完整、准确、系统的归档保存。

第十四条学校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。各部门在教学、科研、党政管理、对外交流等活动或个人在职务活动中形成的材料,由各部门按照学校档案管理部门制定的档案归档范围和整理规范组卷,经档案馆检查合格后向档案馆移交。

第十五条各类文件材料的归档范围和保管期限,按照《山东师范大学档案归档范围和保管期限规定》执行。

第十六条各部门立卷归档的文件材料,应符合下列要求:

(一)归档的文件材料要齐全完整,破损文件应予修复;

(二)归档的文件材料,要遵循文件之间的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分保存价值,分类组卷;

(三)归档文件用纸规范,纸质优良,字迹清楚,用黑色耐久笔书写;电子文件归档按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

(四)案卷标题简明确切,卷内目录、备考表符合规范要求;

(五)归档材料的著录符合档案计算机管理要求。

第十七条各类档案归档时间:

(一)学校党政各部门和能按年度归档的部门,应在次年六月底前归档;

(二)按教学年度归档的文件材料原则上应于教学年度末归档,研究生学位审批材料在完成学位授予之后两个月内归档;

(三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成后三个月内归档;

(四)财会档案在会计年度终了后立卷,按档案馆的统一要求整理编目,暂由财务部门保管三年后归档。

第十八条个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须向学校档案部门移交,集中管理,任何个人不得据为己有。

个人在非职务活动中形成的重要文件材料,档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。对个人向本校档案部门捐赠档案的,可酌情予以奖励。

第十九条学校各部门向档案部门移交档案时,必须办理交接手续,填写移交清单(一式二份),写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量和移交时间,双方清点无误后签字、盖章,各执一份备查。

第五章档案管理

第二十条学校档案由档案馆分类保存。档案馆根据《山东师范大学档案实体分类方案》,对馆藏档案进行分类、编号、上架,编制检索工具。

第二十一条根据档案的保密程度确定不同的利用范围,建立档案借阅和审批制度,做好档案的利用效果登记。

第二十二条档案馆应及时研究、改进档案保护技术,及时修补、修复残破档案。

第二十三条对保管期限已满的档案,须征得有关部门同意,编制清册,报学校主管领导审批后予以销毁。鉴定档案保存价值的原则,档案保管期限的标准,销毁档案的程序和办法,要严格按国家有关规定进行,严禁擅自销毁档案。

第二十四条档案馆要建立档案统计、检查制度,定期对档案的收集、整理、保管利用和馆内各种数据情况进行统计和检查;并按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第二十五条档案馆对所存档案和资料的保管情况,每年进行一次检查,遇有特殊情况应立即向校领导报告,及时处理。

第二十六条档案是学校信息资源的重要组成部分。档案馆要不断改进和完善管理工作,加大力度推进档案工作信息化建设,以实现档案实体的保护和档案信息资源共享。学校将档案馆工作纳入校园信息化管理网络,使数字档案馆建设与数字校园建设同步发展,以适应档案科学管理的需要。

第六章档案的利用和开放

第二十七条档案馆要主动做好档案利用工作,积极创造条件,按照规定向学校和社会开放档案。

第二十八条按照国家有关规定公布档案。未经学校授权,任何组织或者个人无权公布学校档案。

第二十九条学校馆藏档案下列情况不宜开放:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利和科技秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成部门规定限制利用的;

(五)学校党政重要会议记录。

第三十条持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

第三十一条查阅、摘录、复制未开放的档案,须经档案馆负责人批准。涉及未公开的专业技术问题的,须经档案形成单位或者本人同意,必要时报请主管领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密的,须经学校保密工作部门批准。

第三十二条利用重要、珍贵的档案,一般不提供原件。如有特殊需要,须经学校主管领导或档案馆负责人批准。

第三十三条档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。档案用于公益目的的,不收取费用;用于个人或者商业目的的,按照有关规定合理收费。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,可无偿优先提供。

第三十四条查阅档案必须严格遵守阅档制度,维护档案的完整和安全。对借出的档案,档案馆要定期催还。发现损坏或丢失,应写出书面报告,报学校处理。

第三十五条档案馆必须编制必要的现代化的检索工具,建立数据库;积极开展档案的编研工作,有计划地对档案资料进行研究、整理、编辑出版。

第三十六条采取多种形式,如举办档案展览、讲座等,积极开展档案宣传工作。

第七章档案经费与设施

第三十七条 档案工作所需经费单独立项并列入学校年度预算,各单位归档立卷工作所需经费也应列入本单位的年度预算。

第三十八条档案库房和业务用房,应符合国家有关规定,做到库房、阅览、办公三分开,配置恒温、恒湿、防火设备,达到防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等标准要求;存放声像等载体形态档案,应有专门库房和相应的设备,确保档案保存安全。

第三十九条 学校应根据档案工作规划,为档案馆配置所需的设备,确保档案工作的发展和档案管理现代化的需要,并将档案工作归入学校自动化管理系统。

第八章考核与奖惩

第四十条学校对档案管理工作进行考核、奖惩。有下列事迹的单位和个人,可给予表彰与奖励:

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中取得显著成绩的;

(二)在档案的保护和现代化管理工作中取得显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要的或珍贵的档案捐赠给学校档案部门的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第四十一条对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚,并按有关规定建立备案制度。

第四十二条有下列行为之一的,由档案馆责令限期改正,或者报请学校档案工作委员会处理;情节严重,构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任:

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第九章附则

第四十三条本办法由档案馆负责解释。

第四十四条本办法自公布之日起执行。

 

二○一○年三月十九日

 

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