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全宗指南
2014-05-06 18:28  

www.hlf809.com成立于2009年12月,前身为成立于1973年的文书档案室,1987年改建为综合档案室。现馆藏全宗一个,始于1951年,至2010年5月底档案总藏34720卷。

原文书档案室主要保存的是1951—1973年期间的党政管理档案,成立综合档案室后,加强了对档案的管理,并陆续增加了对教学、科研、基建等档案的征集、筛选、整理工作。1994年开始实施国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》,1997年制定了《山东师范大学档案实体分类法》及《档案工作管理制度》,健全了档案工作网络,多次把过去分散在各部门的积存文件材料逐步进行清理,筛选、整理立卷归档,有力地充实了各类档案的内容,使档案材料达到了比较齐全、完整的程度。尽管做了大量工作,但早期的大量珍贵档案材料仍收集不够完整,如:部分院系部分年级的学生成绩有缺失、部分科研项目准备及研究实验阶段的材料基本未归档、校本部基建项目环境评估、开工报告、竣工验收记录等未归档。现存档案包括党群档案、行政档案、教学档案、科研档案、基建档案、仪器设备档案、产品生产与校办产业档案、出版档案、外事档案、财会档案、声像档案共11个种类档案。档案主要来源于学校各院系及各职能部门行使职权、处理工作中所形成的各种文件,或教学、科研等业务活动中积累的资料。由上述单位和部门把各自工作中形成的具有保存价值的文件材料及各种载体的资料定期向校档案馆移交,经过整理组卷,编码排列,成为可以提供查阅利用的档案。这些档案材料,真实地反映了学校各时期的面貌,对于学校编史修志、以及当前行政管理、教学、科研、维护学校或师生员工个人利益,具有重要的借鉴、参照或凭证作用。

为了便于档案资源的开发利用,档案馆对全宗内档案编制了多种检索工具,主要有案卷目录、全引目录、专题目录、人名索引、专题卡片、库存档案存放位置索引等。2000年以来,档案馆使用档案管理软件,将部分档案信息输入计算机,逐步建起了档案信息数据库,使学校档案在检索、统计等方面已基本实现了现代化管理。

档案馆配合有关部门编写了《山东师范大学年鉴》《山东师范大学校友录》《山东师范大学校史》。
档案馆还保存有部分珍贵的档案材料,如:邓小平同志为《中国资源与环境》杂志亲笔题写书名的照片、20世纪50—70年代出版的《东方红》《山东师院》《教与学》等校报合订本。

全宗内档案内容与成分介绍:

一、党群类

主要内容:历年党委会会议记录、党委工作要点、总结;党委发布的决定、办法、指示、通知;纪检、监察工作文件、党员干部处分、复查材料;干部任免决定及呈报表、考查材料,党员出国政审材料,党内统计年报表、党员组织关系介绍信;宣传、统战工作文件;历届教代会会议材料;团代会材料、历年共青团员、团干部和组织情况统计年报表、团委工作计划、总结、团干部任职材料及各项活动的有关材料。

二、行政类

主要内容:历年校长办公会议记录,1985年以来的高校基层报表,学校年度工作计划、总结, 1993年以来的年鉴,1985、1990、1995、2000、2005年校庆材料;学校机构设置、教职工奖励、处分、评定专业技术职务、工资调整、离退休材料;审计工作规定、有关审计项目的审计报告、结论;公安、后勤、图书、档案工作的有关文件。

三、教学类

主要内容:研究生教育教学工作文件材料、研究生学籍变更、表彰、处分记录、新增专业及学位点的报批材料,1978级以来的研究生学位材料、2001级以来的研究生录取名册、2003届以来的研究生毕业名册。

全日制本专科学生教育教学工作文件材料、学生学籍变更、表彰、处分记录、专业报批材料,历年招生简章、历届毕业生就业调配材料,1950—1966年的新生名册、1971—1984届的在校生名册、1977年恢复招生以来的新生录取名册、1952年第一届毕业生以来的毕业生名册、1951级以来的学生学籍注册登记表、1977级以来的学生成绩册。

成人继续教育教学工作文件材料、“文革”前函授大学学生学籍成绩册、1981年恢复招生至1990级学生学籍表、学士学位评定表、1984年以来的函授大学录取新生名册、1986年以来的函授大学毕业生名册,1978级至1989级的夜大学学生学籍表、学士学位评定表、1985年以来的夜大学录取新生名册、1987年以来的夜大学毕业生名册。

四、科研类

主要内容:科研工作规划、计划、总结,科技统计年报表,1979年以来的部分科研出版物、1984—1994年的科研成果报奖及获奖材料、1984年以来的科研项目档案、1989年以来的国家自然基金、省基金项目档案、1983年以来的科研成果转让合同、协议,1985—2001年的专利申请书、国务院颁发的“重要农药、医药中间体的绿色化工生产技术集成”国家科学技术进步奖等获奖证书。

五、产品生产与校办产业类

校办产业统计年报表、产业管理工作文件。

六、基本建设类

基建管理性文件,主要有:历年的学校基建规划,基建工作计划、报告、总结、报表,征用土地的报告、协议、上级批复。

基建项目档案主要保存有校本部教学楼、图书馆、实验楼、学生宿舍、教工宿舍、学生食堂、教工食堂、体育馆、校医院、附中附小教学楼、专家留学生楼的建筑资料、建筑施工图、结构图、水电暖管道图。

长清新校区设基建档案分室,保存新校区基建档案。

七、仪器设备类

主要内容:仪器设备管理工作计划、规定,增减变动情况表,1978—1996年间大型仪器随机材料、1987—2001年间专业设备申请计划及订货合同。

八、出版类

编辑出版工作规划、各类出版物申请出版、增刊的报告、批复。

保存的出版物主要有:1952—1953年《教与学》、1966—1971年间的《东方红》(其中有1968年10月毛主席塑像落成典礼专刊)、1955—1959年间的《山东师院》、1971年《教革简讯》、1972—2009年的《山东师大学报(社科版)》(1983年前名《山东师院学报》)、1980—2009年的《山东师大学报(自然科学版)》、1980—2008年的《山东外语教学》(1991年名《英语月刊》)、2003—2008年的《基础英语教学》、1982--1989年的《山东生物医学工程》、1989年《资源与环境》、1991—2008年的《中国人口、资源与环境》、1994—2009年的《山东师大报》。

九、外事类

主要内容:学校与外国大学建立友好校际关系、举办合作项目、举办国际研讨会的文件材料,教职工、学生出国学习、任教、访问的报告、政审批件,外籍人士、留学生来校交流、学习的有关材料。

十、财会类

财会档案始存于1950 年,主要包括学校财务管理方面的文件材料、财务预算决算报告、工资册、人民助学金花名册、各种会计账簿、记账凭证。

十一、声像类

主要保存有照片、光盘及录像带。包括20世纪50年代山东师范学院第二至第六届及第八届、第十届毕业生毕业典礼的师生合影,胡锦涛等党和国家领导人及省市领导人视察我校、接见我校部分教师时的照片,我校举办大型活动及国际级学术会议的照片,如50周年校庆、本科教学评估、中国心理学学术大会等,还保存有2002、2003届博士研究生毕业答辩录像带,2005—2009年山东师大年鉴光盘、2006---2009年的校字文件、2008、2009年的党字文件光盘及2006—2009届博士研究生毕业答辩录像光盘。

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